VALili

Rendszerépítés általánosan

A rendszerépítő feladata nehezen megfogható, ezért nem csoda, ha homályos, hogy mit lehet egy ilyen embertől elvárni, mikor a munkáját végzi. Ha rövid akarnék lenni, akkor a rendszerépítő az, aki rendszereket épít, de ezzel persze nem magyaráztam el semmit, hiszen ez olyan, mintha azt mondanám, hogy a villanyszerelő az, aki a villanyt szereli. Mivel nem egy közismert tevékenységről van szó, és nem a megnevezés sem árulkodik túl sok mindenről; nézzünk egy kicsit mélyebbre.

Kezdjük az alapoknál, és nézzük meg, hogy mi is az a rendszer.

Mivel a mai napig nem sikerült a „rendszer” kifejezés definiálása hivatalosan, így megalkothatnék most egy sajátot, bár az általam végzett tevékenység magyarázata szempontjából, nem jelentene sokat, ha egy elvont filozófiai körmondatban írnám le az általam helyesnek vélt definíciót. Ehelyett a rendszert definiáljuk egyszerűen csak úgy, mint dolgok rendezett halmazának összefüggéseinek összessége. Ez alatt pedig arra gondolok, hogy a rendszer semmi más, mint bizonyos szempontok alapján egymással valamilyen összefüggésben álló dolgok halmaza.

Két dolgot érdemes megállapítani a rendszerrel kapcsolatban; mi a célja és milyen összefüggések mentén lett rendezve. Ezek meghatározásával kaphatjuk meg, hogy valaki, aki rendszerek felépítésével foglalkozik, mit művel pontosan.

Mi a cél?

A rendszerépítés célja sok minden lehet, hiszen rendszert bármiből létre lehet hozni, amire igazak a következő feltételek:

Több elemű, vagy időben megismételhető:
Ilyen például egy szabályos időközönként történő utalás, egy szervezeti hierarchia, mely a különböző munkatársak alá-fölé rendeltségi viszonyát definiálja egy cégen belül, vagy mondjuk a vállalkozásban használt szoftverhálózat.

Összefüggések állapíthatóak meg az elemei között:
Ha egyetlen elem időbeli ismétlődéséről van szó, akkor ez igazából tárgytalan, de amennyiben több elemből áll, már fontos ez a megállapítás. Minden legalább két eltérő elemből álló halmaz, melynek elemei között összefüggés található, rendszernek minősül, ha közös interakción osztoznak. Ez azt jelenti, hogy hiába teszünk le egy piros almát egy piros Ferrari mellé, azok között lesz összefüggés (a színük), de nem nincs közös interakciójuk. Akkor rendelkeznek ilyennel, ha a Ferrariját megrendelő illető azért akarta ezt a színt, mert szereti az almákat. Ebben az esetben azonban már három elemű a rendszer, hiszen ott van az alma, a Ferrari és a megrendelő.

A rendszerépítés célja mindig összefüggésben van azzal, hogy kinek készül. Ezért nem kezdem el itt sorolni, hogy általánosan hányféle lehet, viszont a bejegyzés végén kifejtem a vállalkozásoknak fontosakat.

Milyen összefüggések mentén van rendezve egy rendszer?

Az előbbi példában, ahol az autó, az alma és a megrendelő alkotta a rendszert, ugyan rendszerről beszélhetünk, de nincs túl sok értelme foglalkozni vele, vagy létrehozni azt. Marketing szempontból érdekes lehet, mivel a piros egy szimbólum is. Ilyen színe van a vérnek, és az ember fejlődése során megtapasztalta, hogy ha ilyet lát, akkor ott valami sérül, ezért gyorsnak kell lennie, hogy megállapítsa; üssön vagy fusson. Persze ez kiegészült, a „minden oké”-val is, mióta haszonállatokat tart az emberiség, mégis megmaradt a fejünkben, hogy a piros az valami olyan, ahol gyorsan fel kell mérni a helyzetet. Ezért vörös a legmagasabb fokozatú riadó és ezért lesz „gyorsabb” egy autó, ha pirosra festik (Meg persze a sztereotípiák miatt). Azonban vizsgáljuk meg a példát egy másik színnel. Ha a zöldről lenne szó ugyanebben a rendszerben, akkor azt tapasztalnánk, hogy marketing szempontból sem érdekes ez, hiszen nem lehet elérni a zöld festéket gyártó vállalat termékének népszerűsítését, úgy, hogy az emberekkel megszerettetjük a zöld almákat. Azonban, ha a cég arculatában nagymennyiségű zöld található, akkor a megrendelő ezzel is össze fog kapcsolódni és zöld autót akar majd. Tehát, amíg az ember is szerepel a rendszerben, addig a pszichológia fontos. Ez azt is jelenti, hogy az ilyen rendszerek összefüggése az emberi pszichéből fakadó előítéletek, vágyak és hagyományok, vagy épp a tudás mentén vannak rendezve.

Érdemes a rendszerek két kategóriáját megkülönböztetni. Az egyik, az előbb felvázolt verzió, amiben nagy szerepe van az embernek, a másik pedig az, amiben nem játszik szerepet. És itt kanyarodjunk is vissza a célokhoz.

A vállalkozások szempontjából a rendszerépítésnek lehet az a célja, hogy a folyamatokat leegyszerűsítse, megszűntesse, hatékonyabbá tegye, vagy teljesen automatizálja elejétől a végéig.

Például a vállalkozásnak van egy weboldala, amik elhelyezésre került egy árajánlat kérő adatlap. Ezt az adatlapot kitöltve a megrendelő árajánlatkérése a „küldés” gomb megnyomása után beérkezik a vállalkozás e-mail fiókjába és a folyamat itt meg is állt. Ez a rendszer már önmagában egy leegyszerűsített változata az árajánlat kérésnek, hiszen nem szükséges előzetes telefonos vagy írásbeli kommunikáció, akár olyan is kérhet ezen keresztül ajánlatot, akinek a létezéséről csak az árajánlatkérésekor szerez tudomást a vállalkozás.

Ha ezt a folyamatot meg akarjuk szűntetni, akkor hozzá lehet adni a rendszerhez egy automata árazót. Lényegében egy megfelelően képletezett excel táblában rögzített árlistából automatikusan kiolvasásra kerül az ügyfél igényének megfelelő szolgáltatás, majd az párosulva a díjakkal, egy automatikusan összeállított árajánlat képében megküldésre kerül a részére.

Hatékonyabbá úgy tehető a példában említett rendszer, ha olyan elemeket építünk be, amik plusz információkat szolgáltatnak. Például az árajánlatkérő e-mail hatására azonnal létrejön egy feladat a naptárban, vagy Planner-ben. Illetve különböző információkat olvashat kis és menthet le, mint mondjuk az árajánlatkérés ideje, a kért szolgáltatás, vagy az adott megrendelő árajánlatkéréseinek gyakorisága.

Mit jelentene ebben az esetben a teljes automatizáció?
A fent említetteken kívül az automatikusan megküldött árajánlat azonnal teljesítetté nyilvánítaná a Planner folyamatot, lementene minden szükséges adatot, azokat összegezné és adatvizualizációs módszerekkel megjelenítené.

Miért jó mindez?

Alapvetően minél több és hatékonyabb rendszert használ egy vállalkozás, annál kevesebb embert kell dolgoztatnia, vagy egyéni vállalkozás esetén, annál több idő marad bármi másra. Ez egyszerre jelent kevesebb hibázási lehetőséget és kisebb költségeket. Ezáltal költséghatékonyabb vállalkozást és gyorsabb fejlődést.

Ha igénybe veszed a rendszerépítő szolgáltatásomat, költséghatékonyabbá teszem a vállalkozásod. Ha pedig kíváncsi vagy, hogy milyen rendszereket építhetek fel neked és mennyiért, akkor a következő oldalra érdemes ellátogatnod: